Để xác định được tính" xác thực" của chúng cần 2 yếu tố: Một là, có bản chính để so sánh với tài liệu điện tử được đăng tải, lưu trữ trên mạng Internet. Hai là, cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử khả năng sai lệch thông tin so với nguyên bản dù chủ quan hay khách quan là rất cao bởi với công nghệ hiện nay việc sửa đổi, thay thế, làm sai lệch thông tin là không quá khó với hawcker. Xử lý việc này bằng cách:
- người tạo lập đảm bảo tính" xác thực" bằng cách đặt password theo mã vạch hai chiều để người sử dụng không thể sửa chữa, chỉnh lý. Mặt khác cần được đăng ký với nhà nước và được nhà nước cấp phép.
- người sử dụng tài liệu: - Nên truy cập thep phương pháp down load có tính phí
- Truy cập tài liệu lưu trữ tại website của tổ chức cơ quan ban hành bản chính
- Truy cập tại website cơ quan tổ chức hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ, thư viện
Tài liệu điện tử
Khẳng định rằng:1, Với sự phát triển của khoa học công nghệ tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng hữu dụng phổ biến . Nó đang từng bước bổ sung, thay thế những hạn chế của tài liệu lưu trữ truyền thống.
2, Tài liệu lưu trữ điện tử càng phát triển thì nhu cầu chứng thực càng trở nên cấp thiết.
3, Để chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả phải coi tài liệu điện tử là hàng hóa. Phải coi việc chứng thực tài liệu điện tử như việc chống hàng nhái, hàng giả, kinh doanh trái phép.