2 Giải pháp cho những hạn chế của tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu điện tử được hình thành rất đa dạng và phong phú, có thể do cơ quan, tổ chức, cũng có thể do cá nhân lập ra, có thể ở trong nước hoặc ngoài nước.Thông tin lưu trữ điện tử bản chất của chúng là những bản sao cho dù được tạo dựng trực tiếp bằng máy vi tính còn bản chính do cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành có chứng thực bằng xác nhận chữ ký.

Để xác định được tính" xác thực" của chúng cần 2 yếu tố: Một là, có bản chính để so sánh với tài liệu điện tử được đăng tải, lưu trữ trên mạng Internet. Hai là, cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử.

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử khả năng sai lệch thông tin so với nguyên bản dù chủ quan hay khách quan là rất cao bởi với công nghệ hiện nay việc sửa đổi, thay thế, làm sai lệch thông tin là không quá khó với hawcker. Xử lý việc này bằng cách:
- người tạo lập đảm bảo tính" xác thực" bằng cách đặt password theo mã vạch hai chiều để người sử dụng không thể sửa chữa, chỉnh lý. Mặt khác cần được đăng ký với nhà nước và được nhà nước cấp phép.
- người sử dụng tài liệu:  - Nên truy cập thep phương pháp down load có tính phí
                                     - Truy cập tài liệu lưu trữ tại website của tổ chức cơ quan ban hành bản chính
                                     - Truy cập tại website cơ quan tổ chức hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ, thư viện

Tài liệu điện tử

Khẳng định rằng:
1, Với sự phát triển của khoa học công nghệ tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng hữu dụng phổ biến . Nó đang từng bước bổ sung, thay thế những hạn chế của tài liệu lưu trữ truyền thống.
2, Tài liệu lưu trữ điện tử càng phát triển thì nhu cầu chứng thực càng trở nên cấp thiết.
3, Để chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả phải coi tài liệu điện tử là hàng hóa. Phải coi việc chứng thực tài liệu điện tử như việc chống hàng nhái, hàng giả, kinh doanh trái phép.

Rủi ro của công tác lưu trữ điện tử ngày nay

Khái niệm tính " chứng thực" của tài liệu lưu trữ chỉ được chú ý khi khoa học công nghệ phát triển, khả năng nhân bản tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, đặc biệt khi máy tính điện tử và Internet trở thành phổ biến, các tài liệu điện tử được đăng tải, lưu trữ rộng rãi trên mạng Internet. Việc xác định bản chính của thông tin trở thành vấn đề cấp thiết.

Rủi ro công tác lưu trữ điện tử ngày nay

Trước kia công tác lưu trữ thông tin thường được thực hiện dưới dạng nguyên bản ( bản chính) của tài liệu lưu trữ nên ít người quan tâm đến vấn đề tính chứng thực bởi khi đó việc nhân bản tài liệu là khó khăn và tốn kém mất nhiều thời gian, chi phí.

Chính vì mặt hạn chế của phương pháp lưu trữ điện tử hiện tại mà dân văn phòng vẫn sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống sử dụng hòm tôn, thùng tôn đựng tài liệu

Quá trình phát triển của tài liệu Lưu trữ điện tử

Lưu trữ chỉ công việc thu thập chỉnh lý, bảo quản, giám định, thống kê điện văn, biên bản, tài liệu quân sự, kỹ thuật phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình, công văn giấy tờ giá trị để phục vụ công tác tra cứu, sử dụng. Với sự phát triển của khoa học, của sản xuất và đời sống xã hội, thì số lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng trở nên đồ sộ, phong phú cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ sẽ đòi hỏi tạo ra những phương thức lưu trữ khác nhau, điều đó thể hiện qua lịch sử lưu trữ các thời đại.

1, Thời kỳ trước khi chữ viết ra đời khoảng 800 đến 1000 năm TCN
Ở thời kỳ sơ khai và tiền sử nhất là khi con người chưa phát minh ra chữ viết việc xử lý thông tin và lưu trữ thông tin bằng bộ óc con người, được truyền miệng từ người này qua người khác, từ thế hệ này qua thế hệ khác . Vì vậy lượng thông tin lưu trữ được là rất ít ỏi, sai lệch việc giao lưu thông tin hạn chế  bị thất thoát chính vì vậy tri thức nghèo nàn, không nâng cao được nhận thức.

Quá trình phát triển của tài liệu lưu trữ điện tử

2, Thời kỳ trước ki máy tính ra đời 1970
Từ khi con người phát minh ra số đếm đặc biệt là chữ viết khoảng 800 năm trước công nguyên đến trước khi máy tính điện tử ra đời 1970 thông tin con người thu thập được rất phong phú tạo kho tri thức khổng lồ. công tác lưu trữ trong thời kỳ này là phân tích xử lý thông tin khoa học bởi bộ não con người, của những nhà khoa học vĩ đại nhờ nhiều công cụ hỗ trợ như: bàn tính, máy tính cơ học, phương tiện đo lường thông qua chữ viết lưu trên giấy, phim ảnh, băng từ . Nhờ đó mà thông tin không bị thất truyền ngày càng phong phú, đa dạng. tuy nhiên việc lưu trữ bằng giấy, phim ảnh, băng từ ... tiêu tốn nhiều công sức, không gian lưu trữ, an toàn không cao do tác động của môi trường bảo quản, thời tiết...và đặc biệt khó khăn trong khâu tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.

3,Thời kỳ ra đời máy vi tính 1970
Sự ra đời của máy tính tạo 1 cuộc cách mạng vĩ đại như việc thu thập xử lý thông tin nhanh chóng mà con người khó có thể thực hiện. Phương pháp lưu trữ truyền thống được thay thế bởi công nghệ lưu trữ điện tử, kỹ thuật số cho phép lưu trữ an toàn, gọn nhẹ, dễ khai thác sử dụng. Tuy thế vẫn gặp vấn đề hạn chế cho công tác lưu trữ là không bảo quản được quyền sở hữu trí tuệ, việc xác định " chứng thực" của thông tin lưu trữ trên Internet ảnh hường việc tra cứu, sử dụng, trích dẫn bản quyền tác giả

 Ngoài cách lưu trữ trên internet ra còn cách lưu trữ bằng tủ đựng tài liệu, kho tài liệu, hòm tôn văn phòng đựng tài liệu.