2 Giải pháp cho những hạn chế của tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu điện tử được hình thành rất đa dạng và phong phú, có thể do cơ quan, tổ chức, cũng có thể do cá nhân lập ra, có thể ở trong nước hoặc ngoài nước.Thông tin lưu trữ điện tử bản chất của chúng là những bản sao cho dù được tạo dựng trực tiếp bằng máy vi tính còn bản chính do cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành có chứng thực bằng xác nhận chữ ký.

Để xác định được tính" xác thực" của chúng cần 2 yếu tố: Một là, có bản chính để so sánh với tài liệu điện tử được đăng tải, lưu trữ trên mạng Internet. Hai là, cơ quan tổ chức chịu trách nhiệm chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử.

Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử khả năng sai lệch thông tin so với nguyên bản dù chủ quan hay khách quan là rất cao bởi với công nghệ hiện nay việc sửa đổi, thay thế, làm sai lệch thông tin là không quá khó với hawcker. Xử lý việc này bằng cách:
- người tạo lập đảm bảo tính" xác thực" bằng cách đặt password theo mã vạch hai chiều để người sử dụng không thể sửa chữa, chỉnh lý. Mặt khác cần được đăng ký với nhà nước và được nhà nước cấp phép.
- người sử dụng tài liệu:  - Nên truy cập thep phương pháp down load có tính phí
                                     - Truy cập tài liệu lưu trữ tại website của tổ chức cơ quan ban hành bản chính
                                     - Truy cập tại website cơ quan tổ chức hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ, thư viện

Tài liệu điện tử

Khẳng định rằng:
1, Với sự phát triển của khoa học công nghệ tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng hữu dụng phổ biến . Nó đang từng bước bổ sung, thay thế những hạn chế của tài liệu lưu trữ truyền thống.
2, Tài liệu lưu trữ điện tử càng phát triển thì nhu cầu chứng thực càng trở nên cấp thiết.
3, Để chứng thực tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả phải coi tài liệu điện tử là hàng hóa. Phải coi việc chứng thực tài liệu điện tử như việc chống hàng nhái, hàng giả, kinh doanh trái phép.

Rủi ro của công tác lưu trữ điện tử ngày nay

Khái niệm tính " chứng thực" của tài liệu lưu trữ chỉ được chú ý khi khoa học công nghệ phát triển, khả năng nhân bản tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, đặc biệt khi máy tính điện tử và Internet trở thành phổ biến, các tài liệu điện tử được đăng tải, lưu trữ rộng rãi trên mạng Internet. Việc xác định bản chính của thông tin trở thành vấn đề cấp thiết.

Rủi ro công tác lưu trữ điện tử ngày nay

Trước kia công tác lưu trữ thông tin thường được thực hiện dưới dạng nguyên bản ( bản chính) của tài liệu lưu trữ nên ít người quan tâm đến vấn đề tính chứng thực bởi khi đó việc nhân bản tài liệu là khó khăn và tốn kém mất nhiều thời gian, chi phí.

Chính vì mặt hạn chế của phương pháp lưu trữ điện tử hiện tại mà dân văn phòng vẫn sử dụng phương pháp lưu trữ truyền thống sử dụng hòm tôn, thùng tôn đựng tài liệu

Quá trình phát triển của tài liệu Lưu trữ điện tử

Lưu trữ chỉ công việc thu thập chỉnh lý, bảo quản, giám định, thống kê điện văn, biên bản, tài liệu quân sự, kỹ thuật phim ảnh, băng ghi âm, ghi hình, công văn giấy tờ giá trị để phục vụ công tác tra cứu, sử dụng. Với sự phát triển của khoa học, của sản xuất và đời sống xã hội, thì số lượng thông tin cần lưu trữ ngày càng trở nên đồ sộ, phong phú cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ sẽ đòi hỏi tạo ra những phương thức lưu trữ khác nhau, điều đó thể hiện qua lịch sử lưu trữ các thời đại.

1, Thời kỳ trước khi chữ viết ra đời khoảng 800 đến 1000 năm TCN
Ở thời kỳ sơ khai và tiền sử nhất là khi con người chưa phát minh ra chữ viết việc xử lý thông tin và lưu trữ thông tin bằng bộ óc con người, được truyền miệng từ người này qua người khác, từ thế hệ này qua thế hệ khác . Vì vậy lượng thông tin lưu trữ được là rất ít ỏi, sai lệch việc giao lưu thông tin hạn chế  bị thất thoát chính vì vậy tri thức nghèo nàn, không nâng cao được nhận thức.

Quá trình phát triển của tài liệu lưu trữ điện tử

2, Thời kỳ trước ki máy tính ra đời 1970
Từ khi con người phát minh ra số đếm đặc biệt là chữ viết khoảng 800 năm trước công nguyên đến trước khi máy tính điện tử ra đời 1970 thông tin con người thu thập được rất phong phú tạo kho tri thức khổng lồ. công tác lưu trữ trong thời kỳ này là phân tích xử lý thông tin khoa học bởi bộ não con người, của những nhà khoa học vĩ đại nhờ nhiều công cụ hỗ trợ như: bàn tính, máy tính cơ học, phương tiện đo lường thông qua chữ viết lưu trên giấy, phim ảnh, băng từ . Nhờ đó mà thông tin không bị thất truyền ngày càng phong phú, đa dạng. tuy nhiên việc lưu trữ bằng giấy, phim ảnh, băng từ ... tiêu tốn nhiều công sức, không gian lưu trữ, an toàn không cao do tác động của môi trường bảo quản, thời tiết...và đặc biệt khó khăn trong khâu tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.

3,Thời kỳ ra đời máy vi tính 1970
Sự ra đời của máy tính tạo 1 cuộc cách mạng vĩ đại như việc thu thập xử lý thông tin nhanh chóng mà con người khó có thể thực hiện. Phương pháp lưu trữ truyền thống được thay thế bởi công nghệ lưu trữ điện tử, kỹ thuật số cho phép lưu trữ an toàn, gọn nhẹ, dễ khai thác sử dụng. Tuy thế vẫn gặp vấn đề hạn chế cho công tác lưu trữ là không bảo quản được quyền sở hữu trí tuệ, việc xác định " chứng thực" của thông tin lưu trữ trên Internet ảnh hường việc tra cứu, sử dụng, trích dẫn bản quyền tác giả

 Ngoài cách lưu trữ trên internet ra còn cách lưu trữ bằng tủ đựng tài liệu, kho tài liệu, hòm tôn văn phòng đựng tài liệu.

Vai trò số hóa tài liệu phim điện ảnh - phần II

Tiếp phần I
6, Số hóa tài liệu phim điện ảnh cho phép cơ quan, tổ chức phát triển hạ tầng kỹ thuật: Hạ tầng kỹ thuật là tập hợp phương pháp khoa học , các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin. Trong số hóa yếu tố công nghệ đóng vai trò then chốt. Để thực hiện số hóa tài liệu phim điện ảnh mỗi cơ quan tổ chức cần mua sắm lắp đặt các máy móc thiết bị chuyên dụng phúc vụ số hóa.

Vai trò số hóa

7, Số hóa tài liệu phim điện ảnh còn giúp tiết kiệm kinh phí : Để đảm bảo chất lượng hàng năm lưu trữ hình ảnh động phải tiến hành in chuyển phim. Việc này tốn kém chi phí cao, số hóa tài liệu phim điện ảnh giúp hạn chế sử dụng phim bản gốc nâng cao tuổi thọ phim lưu trữ, giúp các nhân viên lưu trữ hạn chế in chuyển bản phim, tiết kiệm kinh phí. Việc chuyển phim từ bản số sang phim nhựa thực hiện đơn giản thời gian nhanh, chi phí ít, chất lượng cao.

8, Số hóa phục vụ sản xuất phim: Ở Việt Nam đang tồn tại 3 hình thức sản xuất phim
- sản xuất bằng phim nhựa truyền thống từ tiền kỳ đến hậu kỳ
- Quay bằng phim nhựa truyền thống khâu tiền kỳ và xử lý kỹ xảo bằng công nghệ số khâu hậu kỳ
- Sản xuất hoàn toàn bằng công nghệ số từ tiền kỳ đến hậu kỳ và sản phẩm cuối cùng được chuyển từ hình ảnh số sang phim nhựa.
Như vậy số hóa không chỉ nhằm mục tiêu bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà phục vụ cho việc sản xuất phim.

9, Số hóa phim tài liệu điện ảnh có vai trò tích cực đối với việc khai thác và sử dụng : Tài liệu phim điện ảnh hạn chế về khả năng tiếp cận cho người khai thác sử dụng. Ví dụ đối với phim nhựa truyền thống không phải cá nhân, đơn vị nào cũng có máy chiếu, vận chuyển cồng kềnh. Trái lại xem phim dưới định dạng số tiện lợi dễ dàng chỉ cần 1 usb, 1 ổ cứng,...1 nơi lưu trữ công nghệ là bạn có cả 1 kho tàng phim trước mắt . Điều đó sẽ tiếp cân, tăng khả năng khai thác tài liệu của người nghiên cứu. Ngoài ra việc tìm kiếm rất dễ dàng

10, Số hóa phim tài liệu điện ảnh góp phần thúc đẩy, hiện đại hóa công tác lưu trữ: số hóa và lưu trữ có quan hệ mật thiết với nhau. Để công tác số hóa tài liệu phim điện ảnh thực hiện tốt thì các nghiệp vụ công tác lưu trữ thực hiện có hiệu quả. Cả hai công đoạn này tiến hành song song bổ trợ nhau

Với các vai trò đã nêu trong phần I và II các trung tâm, viện lưu trữ phim ảnh cần
- một mặt có biện pháp bảo quản, đẩm bảo các yếu tố môi trường tốt nhất cho phim gốc nhằm làm chậm quá trình phân hủy của tài liệu
- mặt khác cần ứng dụng sự tiến bộ của khoa học công nghệ tìm giải pháp nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác của xã hội.

Vai trò của số hóa tài liệu phim điện ảnh - phần I

Số hóa trong lưu trữ và khai thác sử dụng tư liệu hình ảnh động là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Đó là 1 xu thế không thể khác, bởi những ưu điểm vượt trội không thể phủ nhận.

1, Số hóa tài liệu phim điện ảnh giúp bảo quản an toàn bản gốc: Tài liệu phim điện ảnh có giá trị về nhiều mặt, do đó để phục vụ cho nhu cầu tìm hiểu, khai thác, sử dụng tài liệu những bản gốc này phải trực tiếp đưa ra sử dụng. Trong quá trình sử dụng sẽ chịu tác động của con người, môi trường nên dễ hư hỏng. Số hóa sẽ hạn chế tối đa việc sử dụng bản gốc, bản sao sử dụng từ công nghệ số hóa được đưa vào khai thác sử dụng thay cho bản gốc . Đồng thời số hóa tài liệu giảm thiểu sự xuống cấp về môi trường ( độ ẩm, ánh sáng...)trong quá trình khai thác.

số hóa phim điện ảnh

Số hóa tài liệu phim điện ảnh

2, Số hóa tài liệu phim điện ảnh nhằm đảm bảo thông tin trong tài liệu: Thông tin chứa trong tài liệu có tính xác thực cao, đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động thực tiễn cũng như nghiên cứu lịch sử. Do đó, nếu vì lý do nào đó mà tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hay mất mát thì sẽ không có nguồn tin nào có thể thay thế được. Chính vì vậy số hóa tài liệu phim điện ảnh sẽ tạo ra bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và được bảo quản tách rời bản gốc.

3, Số hóa phim tài liệu điện ảnh có ưu thế lớn trong việc mở rộng quy mô lưu trữ: Lưu trữ truyền thống luôn gặp khó khăn trong xây dựng kho tàng, thiếu không gian diện tích thì lưu trữ dữ liệu số lưu được dữ liệu khổng lồ với dung lượng ngày càng tăng lên.

4, Ưu thế về in bản sao và phục chế tư liệu: Việc in bản sao với phim nhựa truyền thống phải trải qua một quy trình phức tạp và suy giảm chất lượng hình ảnh. Số hóa thông qua định dạng số nổi lên đảm bảo an toàn cho bản gốc, dễ dàng chỉnh sửa các lỗi trên hình ảnh.

5, Số hóa tài liệu phim điện ảnh giúp cơ quan đơn vị nâng cao trình độ kỹ năng và tính chuyên nghiệp cho cán bộ nhân viên. Để tổ chức vận hành, lưu trữ và khai thác hệ thống dữ liệu số hóa một cách hiệu quả thì trình độ của cán bộ là một yếu tố quan trọng. Cán bộ quản lý hệ thống dữ liệu số phải hiểu sâu về hệ thống và biết cách xử lý khi các tình huống, sự cố xảy ra đòi hỏi mỗi cán bộ nhân viên rèn luyện và nâng cao bản thân.

tiếp theo

Giải Pháp lưu trữ trong ngành điện ảnh

Nếu như trước đây chúng ta chỉ biết đến loại hình tài liệu truyền thống: giấy tờ, thước phim ảnh.. thì giờ đây tài liệu điện tử là chủ đề đang được xã hội quan tâm. Tài liệu điện tử là bản ghi được tạo ra gửi, giao nhận, lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Các dữ liệu số ở các dạng chữ, hình ảnh, hoặc âm thanh ...hiển thị trên máy tính, điện thoại , Ipad ...các thiết bị điện tử khác.

tài liệu phim ảnh

Tìm hiểu hiểm họa trong lưu trữ điện ảnh
Mặc dù tài liệu số hóa cũng đã được Luật lưu trữ công nhận và quy định, tuy nhiên, trong giới nghiên cứu thì đây vấn là vấn đề còn nhiều tranh cãi và cần làm rõ. Trong cuốn số hóa và lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002 có đưa ra " Số hóa là việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất kỳ hình thức nào và bất kỳ mục đích nào) sang định dạng số"


Giải pháp lưu trữ điện ảnh
Với nhận thức này, số hóa tài liệu phim điện ảnh được hiểu là: chuyển đổi tài liệu phim nhựa truyền thống sang dạng dữ liệu số mà máy tính hoặc các thiết bị phù hợp khác có thể đọc được

Số hóa có vai trò quan trọng trong việc lưu trữ. Chúng ta cùng tìm hiểu xem Vai trò số hóa với phim điện ảnh nhé